FAQ om konferens
 Det
är viktigt med konferenser. Konferenser kostar både pengar och
framförallt all tid som alla konferensdeltagare avsätterför själva
genomförandet. Därför är det självklart viktigt att planera konferensen väl. Boka
konferensen i god tid, båda när det gäller lokaler, aktiviteter och framförallt
för deltagarnas skull! Nedan finns FAQ = Frequently Asked Question, vanligt
förekommande frågor.
Vem kan/ska ha konferens?
Varje grupp som ska åstadkomma något gemensamt är ett perfekt ämne för en
konferens för att svetsa samman gänget. Det kan vara ett företag, en avdelning
på ett företag, en projekt-grupp, ett lärar-team, ett idrotts-lag etc. Vilken
grupp som helst som vill ha bättre samarbete och sammanhållning bör boka en
konferens!
Var ska man ha konferensen, geografiskt
sätt?
Platsen är viktig. Det ska inte vara det vanliga kontoret, utan hellre en
neutral plats där ingen kan springa ifrån och "bara beta av några ärenden".
Detta är förstås svårt idag, när väldigt många har mobiltelefoner, och dessa
brukar komma fram i pauserna. Likaså är det mycket vanligt att man kopplar upp
datorn och läser e-mail även när man är på konferens. Platsen bör väljas
så att det är lätt att ta sig till och från konferensen. Samtidigt kan det vara
värt att ha en konferens längre bort om det innebär ett trevligare/bättre
konferensanläggning. Det är ofta en avvägning konferens-faciliteter kontra
närhet.
Vad ska man välja för aktivitet?
Aktiviteten ska passa gruppen. Stillsamma aktiviteter vs äventyrsaktiviteter,
utomhus vs inomhus är de två första valen man gör. Årstiden gör förstås sitt
till, det kan vara roligare att vara ute på sommaren än på hösten. Vintern är
ofta bra att vara utomhus, skidåkning och skoter-safari är aktiviteter som
många brukar gilla.
Vem ansvarar för konferensen?
Det måste utses en konferens-ansvarig. Vanligt är att ansvaret delas på 2 olika
roller , där ena rollen innehas av den som organiserar och planerar
konferensen. Den andra rollen innehar den som är ekonomiskt ansvarig för
konferensen, värden för konferensen osm även har på sitt ansvar att bjuda in
deltagarna. Det gäller att boka konferensen i gor tid och be deltagarna
reservera tiden i sina kalendrar. Vad man ska göra behöver man inte berätta
förrän det närmar sig, det kan vara kul med ett visst mått av
överraskningsmoment!
När ska man börja planera konferensen?
Det är viktigt att vara ute i god tid, både för deltagarnas och
konferensaktiviteternas skull. Beroende på konferensens storlek och var den ska
förläggas, behövs mellan 1-6 månader för att man ska kunna få sina önskemål
tillgodosedda. Tänk på att eventuella föredragshållare och artister kan ha en
full kalender!
Telefon och mail-policy
Är det många som använder alla pauser till samtal, e-mail så kan det vara
nödvändigt att de ansvariga ser över situationen och eventuellt inför
"mingeltvång", så att deltagarna verkligen umgås. Konferensen tappar delvis
sitt syfte till informellt umgänge om flera av deltagarna använder varje paus
till telefonsamtal och e-mail. Att hålla lite koll på viktigare åtagande och
samtal kan absolut vara ok, det ska bara inte vara enbart kontakter med
omvärlden i pauserna, syftet med konferens brukar vara att svetsa samman gänget
internt!
|
